Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 23.10.2023/Pykälä 73

SIVLTK 12.09.2023 § 59 

Valmistelija Sivistysjohtaja

Kuntastrategian mukaisesti Vetelin kunnankirjastossa tullaan tarjoamaan lisäpalveluna omatoimikirjastopalvelu. Tätä tarkoitusta varten AVI on myöntänyt sivistystoimelle hankeavustusta 11 500 € ja sivistyslautakunnan talousarvioon on varattu tarvittava määräraha omatoimikokonaisuuden toteuttamiseksi. Tämän lisäksi tekninen toimi on varannut hankkeelle määrärahaa mm. kirjaston valaistukseen, oviratkaisuun ja tarvittaviin muutostöihin.

Sivistyslautakunta käynnistää omatoimikirjastoratkaisun kilpailuttamisen seuraavalla aikataululla:

-          lautakunnan päätös kilpailuttamisesta ja tarjouspyynnön sisällöstä 12.9.2023

-          kilpailutuksen aika 13.9.2023-27.9.2023 (klo 10)

-          tarjoajan mahdollinen kohteeseen tutustuminen sovitusti erikseen kirjaston henkilökunnan kanssa kilpailutuksen aikana

-          tarjoukset toimitetaan kunnan tarjoussähköpostiin osoitteeseen tarjoukset@veteli.fi (Hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon)

-          tarjousta koskevat lisätiedot sähköpostilla 25.9.2023 klo 9 mennessä maria.keltti@veteli.fi

-          hankintapäätös sivistyslautakunnassa 3.10.2023

-          omatoimikirjastojärjestelmäjärjestelmä valmis ja käyttöönotettu viimeistään 31.1.2024

Liitteenä tarjouspyyntöasiakirja (ei julkinen valmisteluvaiheessa, tulee julkiseksi lautakunnan päätöksen jälkeen)

Esittelijä Sivistysjohtaja Keltti-Heikkilä Maria

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää käynnistää omatoimikirjaston kilpailutuksen yllä olevan aikataulutuksen mukaisesti ja tekee tarvittaessa muutoksia tarjouspyyntöasiakirjaan/hyväksyy liitteenä olevan tarjouspyyntöasiakirjan.

Päätös Hyväksyttiin.

 __________

SIVLTK 03.10.2023 § 67 

Valmistelija Sivistysjohtaja

Tarjoukset avataan tarjoussähköpostista 3.10.2023 ja tilaisuudesta laaditaan avauspöytäkirja ja tarjousvertailu.

Esittelijä Sivistysjohtaja Keltti-Heikkilä Maria

Päätösehdotus Esitys annetaan kokouksessa.

Päätös Sivistysjohtaja esitti, että asia siirretään seuraavaan kokoukseen, jonka sivistyslautakunta hyväksyi yksimielisesti.

 __________

 Kirsi Läspä saapui kokoukseen käsiteltävän asian aikana klo 18:54.

SIVLTK 23.10.2023 § 73  

280/12.03.02/2023  

Valmistelija Sivistysjohtaja

Esittelijä Sivistysjohtaja Keltti-Heikkilä Maria

 Liitteenä: Tarjoukset (ei julkisia) Lyngsoe Systems Oy:ltä ja Mikro-Väylä Oy:ltä, avauspöytäkirja ja tarjousten vertailu (ei julkinen).

Päätösehdotus Esitys annetaan kokouksessa.

Päätös Sivistyslautakunta sai (27.9.2023 klo 10 mennessä) tarjoukset omatoimikirjastoratkaisuista Lyngsoe Systems Oy:ltä ja Mikro-Väylä Oy:ltä. Molemmat tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Omatoimikirjastoratkaisun valintaperuste muodostuu hankintahinnasta sekä hankinnan toiminnallisuudesta ja soveltuvuudesta. Tarjousten pohjalta laadittiin tarjousvertailu (salainen) ja tarjousten pisteytyksessä noudatettiin seuraavaa tarjouspyynnössä esitettyä perustetta:

• Hinnan määräytyminen: Halvin tarjoushinta saa enimmät hintapisteet (64) ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan (kaavalla maksimipisteet x halvin tarjottu hinta / ko. tarjouksen hinta.
• Toiminnallisuuden ja soveltuvuuden arviointi: Eniten pisteitä saanut tarjous saa täydet pisteet (36) ja muut suhteessa siihen (kaavalla maksimipisteet x ko. tarjouksen pisteet / korkeimmat arviointipisteet).

Tarjousvertailussa hankintakokonaisuuden osalta pisteet jakaantuivat seuraavasti:

• Lyngsoe Systems Oy 15 935 € (halvin tarjottu hinta), 64 pistettä
• Mikro-Väylä Oy 29 814 €, pisteet 64 p x 15 935 € / 29 814 € = 34 pistettä

Tarjousvertailussa toiminnallisuuden ja soveltuvuuden pisteet jakaantuivat seuraavasti:

• Lyngsoe Systems Oy 36 pistettä
• Mikro-Väylä Oy 36 p x 34 p / 36 p = 34 pistettä.

Tarjousvertailussa Lyngsoe Systems Oy sai yhteensä 100 pistettä ja Mikro-Väylä Oy yhteensä 68 pistettä. Näin ollen sivistysjohtaja esitti, että sivistyslautakunta hyväksyy Lyngsoe Systems Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisempana Vetelin kunnan omatoimikirjastoratkaisun toteuttajaksi tarjouspyynnössä kuvatun aikataulun mukaisesti.

Sivistyslautakunta hyväksyi esityksen.

 __________