Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.09.2022/Pykälä 102

KHALL 19.09.2022 § 102  

205/02.08.00/2022  

Valmistelija Hallintosihteeri

Kansallisarkisto määrää arkistolain nojalla arkistoitavien asiakirjojen säilytystavasta ja säilytysmuodosta. Arkistolaissa asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä tai sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Kansallisarkisto määrää arkistolain perusteella myös asiakirjojen eheydestä ja muuttumattomuudesta. Tiedot on tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen sekä säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.

Perinteinen paperinen, aineellinen arkistointi ei vastaa enää nykyaikaisia arkistoinnin vaatimuksia eikä julkishallinnon tiedon käytettävyyttä ja hyödynnettävyyttä tukevia digitaalisia tavoitteita. Pysyvästi säilytettävä aineisto on kuitenkin arkistoitava olemassa olevaa menetelmää käyttäen niin kauan, kunnes sähköinen arkistointijärjestelmä on käytettävissä. Kansallisarkiston määräyksen mukaisesti 1.1.2022 alkaen muodostuvat asikirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, joka vastaa SÄHKE2 standardia.

Arkistoitavien asiakirjojen sähköinen muoto edistää niiden parempaa saatavuutta, hyödynnettävyyttä ja käytettävyyttä ajasta ja paikasta riippumatta. Syntysähköisillä asiakirjoilla ja analogisten asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisella mahdollistetaan tiedonhallinnan prosessien ja menetelmien uudistamista, vapautetaan viranomaisia paperiarkistoista ja nopeutetaan viranomaisten siirtymistä täysin sähköiseen toimintaympäristöön sekä säästetään arkistojen tilakustannuksissa viranomaisissa ja Kansallisarkistossa.

Vetelin kunnalla on ollut vuodesta 2002 käytössä Innofactor Dynasty asianhallintaohjelma, jolla on tuotettu hallinnon asiakirjat, viranhaltijapäätökset, esityslistat ja pöytäkirjat. Vuodesta 2022 alkaen  kunnalla on ollut käytössä Innofactorin nykyaikainen asianhallinta, tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) Dynasty10, joka perustuu tiedonohjaussuunnitelmaan (TOS). Tiedonohjaussuunnitelma sisältää  asiakirjojen ja aineiston metatiedot kuten säilytysajat. Sähköisen arkiston hankinnalla pystytään hallitsemaan ja käsittelemään aineiston koko elinkaari eri käsittelyvaiheineen asiakirjan synnystä asiakirjan arkistointiin tai hävitykseen.

Valtaosa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista syntyy, ja käsitellään Dynasty10 tiedonohjausjärjestelmässä. Innofactorilla on tuotevalikoimassa sähköinen arkisto, joka on osa Dynasty järjestelmää (Dynasty10 laajennus). Erillistä rajapintaa käytössä olevasta tiedonohjausjärjestelmästä Dynasty arkistoon ei tarvitse siksi rakentaa ja olemassa olevaa tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS), josta asiakirjat saavat metatiedot kuten säilytysajat, voidaan hyödyntää sellaisenaan. Arkistointi muista järjestelmistä Dynasty arkistoon onnistuu arkistolevyltä tai erikseen käyttöön otettavilta rajapinnoilta. Tuotevalikoimassa on myös skannauspalvelu, jonka avulla paperista analogista aineistoa on mahdollista digitoida ja siirtää sähköiseen arkistoon.

Seutukunnan kunnat ovat tutustuneet neljän eri toimittajan sähköisen arkiston ratkaisuun digitalisaation yhteistyössä. Innofactorin tarjoama sähköinen arkistoratkaisu palvelee Vetelin kunnan tarpeita parhaiten ottaen huomioon pysyvästi arkistoitavan aineiston määrän ja synnyn eri tietojärjestelmissä ja tiedonohjausuunnitelman hyödynnettävyyden. Halsuaa lukuunottamatta kaikilla kunnilla on käytössä Dynasty10 tiedonohjausjärjestelmä, jolloin on mahdollista saavuttaa synergiaetua mm. koulutuksessa ja erilaisia päivityksiä käyttöönotettaessa. Sähköinen arkisto toimii Dynasty10 tiedonohjausjärjestelmän tapaan pilvipalveluna. Hankintahinta 24 475 € (alv 0 %) sisältää pääkäyttäjäkoulutuksen. Palvelin- ja ylläpitokustannukset laskutetaan vuosittain. Hankinta alittaa kansallisen kynnysarvon. Tarjous on oheismateriaalina.

Esittelijä Kunnanjohtaja Jyrkkä Hannu

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että Vetelin kunta hankkii Innofactorin sähköisen arkistoratkaisun ja esittää, että valtuusto hyväksyy hankinnalle 25000 euron lisämäärän vuoden 2022 talousarvion investointiosioon sekä määrärahan vuoden 2023 talousarvioon, mikäli hanke ei toteudu kokonaisuudessaan vuoden 2022 aikana.

Päätös Hyväksyttiin.

 __________