Kunnanhallitus
Pöytäkirja 20.02.2023/Pykälä 40

Kh 20.02.2023 § 40  

77/02.08.00.00/2023  

Valmistelija Controller Markus Rauma, puh. 040 151 9005

Toholammin kunta on julkaissut avoimen hankintamenettelyn mukaisen kansallisen hankintailmoituksen Hilmassa. Tarjouksen jättöaika on päättynyt 31.1.2023. Tarjouspyynnön numero ja nimi oli 427224 / Maatalouslomittajien työvarusteet, ilmoitusnumerolla 2022-116558.

Sopimuskausi on 1.4.2023 - 31.3.2025 ja sopimusta voidaan jatkaa yhdellä (1) optiovuodella.

Hankinnan arvo sopimuskaudelle arvioituna on n. 360 000 € (alv 0 %). Arvo on sitoumuksitta. Tilaaja ei sitoudu sopimusajalla kiinteisiin hankintamääriin eikä tiettyihin tuotteisiin, vaan tuotteita hankitaan sopimuskauden aikana tarpeita vastaavasti. Tarjouspyynnössä kysyttyjen tuotteiden lisäksi tilaaja voi tilata tuotteita myös sopimustoimittajan nettohinnastosta. Tilaaja hankkii nettohinnastotuotteita tarpeen mukaan.

Hankinta ei ole jaettu osiin.

Valintaperusteina on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnanosuus on 70 % ja laadun 30 %. Hankinnan pisteytys on määritelty seuraavasti: Hinnan pisteiden laskentatapa (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) x maksimipisteet 70. Sekä Laadun maksimipisteet 30, jossa tarjoajan oli mahdollista saada lisäpisteitä, mikäli tarjoajalla on verkkokauppa/www-sivusto, josta tilaaja voi hankkia tuotteet tilaajan kotiosoitteeseen (15 pistettä). Sekä 15 piteettä, mikäli tarjoajalla on mahdollisuus tilaajan pyynnöstä muokata suojavaatteiden mitoitusta ja ulkoasua.

Hankintasopimuksen tekoperusteet kohdassa on mainittu, että hinta ei ole ainut myöntämisperuste ja kaikki perusteet on mainittu pelkästään hankinta asiakirjassa. Vaatetuksen, jalkineiden ja suojainten luettelo ja yleiset kriteerit kuten materiaali, soveltuvuus maatalouslomittajien työhön, käyttöturvallisuus, muut ominaisuudet sekä toimintavalmius on kuvattu tarjouspyynnössä tuotekohtaisesti ja kohdassa "kuvaus hankinnasta" ja "muut tiedot".

Tarjottujen työvaatteiden ja suojavarusteiden on määritelty niin, että niiden tulee olla korkealaatuisia, kulutusta kestäviä ja tilaajan tarpeisiin soveltuvia. Vaatteiden tulee sopia kylmiin, kosteisiin, pölyisiin ja likaisiin olosuhteisiin. Tuotteiden tulee olla helposti puhdistettavia, vesipesunkestäviä, värinkestäviä ja hengittäviä. Asusteissa ei saa olla sellaisia ulkonevia osia, jotka voivat tarttua kiinni ja aiheuttaa vaaraa.

Tarjousprosessin aikana esitettiin useita kysymyksiä, joihin vastattiin. Tarjouspyyntöä tarkennettiin hankinnan aikana. Tarjouspyynnön oli ristiriitainen tieto toimitusajassa, 1kk ja 3 vk, Josta toimitusaika 1kk poistettiin hankinta asiakirjan määritelmästä.

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 31.1.2023 klo 13:00. Avauspöytäkirja laadittiin 31.1.2023 klo 13:17. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät: Ab Norfa Jakobstad Oy (0982821-8), AK-Myyntipalvelut Oy (3134457-8), Etra Oy (01078010) ja Fin Vaatturit Oy (27660236). Myöhästyneitä tarjouksia ei ollut.

Tarjoajien soveltuvuus tarkistettiin.Tarjoajien Ab Norfa Jakobstad Oy (0982821-8) ja AK-Myyntipalvelut Oy (3134457-8) olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjoajien Etra Oy (01078010) ja Fin Vaatturit Oy (27660236) osalta tarjous hylättiin. Tarjouspyynnössä oli tarjoajien itsensä valitsemia kohtia, johon oli vastaukseksi annettu "Ei" täyty, tuotteen valintakriteerin kohdalla. Sekä joku muu varusteen ominaisuuteen tai työturvallisuuteen liittyvä kriteerin puuttumien.

Tarjouspyynnössä mainittiin, että osatarjouksia ei hyväksytä.

Hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty tarjouspyynnössä määritettyjen hinnan ja laadun pisteytyksellä. Vertailun perusteella valittu toimija on AK-Myyntipalvelut Oy,Y-tunnus 3134457-8.

Hankintapäätös kuuluu Toholammin kunnan hallintosäännön toimivalta-määrittelyn mukaan Toholammin kunnanhallitukselle.

Esityslistan liitteinä tarjouspyyntö ja tarjousvertailu.

 Valmistelijan ehdotus:

 Kunnanhallitus hyväksyy ja päättää hankkia Toholammin lomituspalvelujen maatalouslomitushenkilöstön työvarustehankinnat AK-Myyntipalvelut Oy yritykseltä (Y-tunnus 3134457-8). Hankintasopimuksen kesto on kaksi vuotta. Sopimus alkaa 01.04.2023.

 Optiovuosien käyttämisestä päätetään myöhemmin. Lomituspalvelujohtaja tekee kirjallisen sopimuksen hyväksytyn tarjoajan kanssa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Hillukkala Jukka

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy ja päättää hankkia Toholammin lomitus-palvelujen maatalouslomitushenkilöstön työvarustehankinnat AK-Myyntipalvelut Oy yritykseltä (Y-tunnus 3134457-8). Hankintasopimuksen kesto on kaksi vuotta. Sopimus alkaa 01.04.2023. Optiovuosien käyttä-misestä päätetään myöhemmin. Lomituspalvelujohtaja tekee kirjallisen sopimuksen hyväksytyn tarjoajan kanssa.             

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.