Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 26.07.2022/Pykälä 45

TEKLTK 26.07.2022 § 45  

274/00.01.01/2022  

Valmistelija Tekninen johtaja Ilkka Närhi

Teknisellä toimella on haasteena pienenä organisaationa toimia useissa eri kiinteistöjen sekä kunnallistekniikan korjaus- ja rakennushankkeissa riittävän nopeasti ja tehokkaasti.

Toiminta on parantunut edellisen säännöstön muutoksen jälkeen mutta toiminnan tehokkuudessa on vielä parannettavaa. On havaittu, että teknisen toimen tehokkuuden ja riittävän nopean toiminnan esteeksi tulevat hankintaohjeen ja hallintosäännön rajaukset. Asia korostuu, kun tekninen toimi pyrkii vähentämään kiinteistöjen ja kunnallistekniikan korjausvelkaa, jolloin on vireillä useita eri korjaushankkeita. 

Kiinteistöissä sekä kunnallistekniikassa tulee vastaan kiireellisiä korjaus- ja huoltotöitä sekä muutostöitä, joiden osalta hankintoja ei voida toteuttaa tehokkaasti toimivallan ja hankintasäännön takia. Teknisen toimen henkilöstöresurssi on myös rajattu, eikä esimerkiksi kaikkiin kilpailutushankkeisiin ole riittävästi aikaa nykyisellä hankemäärällä. Kilpailutuksien osalta olisi järkevämpää keskittyä suurin hankintakokonaisuuksiin.  

Kaikilta osin ei myöskään ole mahdollista toteuttaa erilaisia puitesopimusjärjestelyitä, koska erilaisia urakointi- ja materiaalitoimituksia paljon. Puitesopimusjärjestelyt eivät myöskään ole kustannustehokkaita esimerkiksi materiaalitoimituksissa.

Säästöjä voidaan saada, kun vertaillaan ja kilpailutetaan useita eri tukkureita materiaalihankinnoissa mutta teknisen johtajan hankintaoikeus tulee tässä asiassa rajaksi.  Tällöin on päädytty puitesopimustukkureihin. Eri materiaaleissa hinta ja myyjän kate voi vaihdella hyvinkin paljon lyhyellä aikavälillä, jolloin esimerkiksi kiinteällä alennusprosentilla olevat puitesopimukset eivät ole kustannustehokkaita.

Yksittäisistä eri urakka- ja materiaalitilauksista tulee pidemmällä aikavälillä suuri kokonaissumma, jolloin hankintarajat tulevat helposti vastaan. Hankkeissa tulee myös yllätyksiä, jolloin todellinen kustannus voi olla ennakoitua suurempi, jolloin voi herkästi tulla hankintarajan ylityksiä.

Haasteeksi tulee myös puitesopimusurakoitsijoiden sekä -toimittajien toimitus- sekä urakointiesteet tilaajan toivomalla aikataululla, jolloin hankintaraja tulee haasteeksi, kun pitää hankkia urakointi- tai materiaalitoimitus nopealla aikataululla puitesopimusjärjestelmän ulkopuolelta.

Tietyissä toiminnoissa, esimerkiksi vesihuollon automaatiossa haasteeksi tulee säännöstön noudattaminen ja vesihuollon turvallisuus. Vesihuollon automaatio on sidottu tietyn toimittajan ohjelmistoon, jolloin automaation ohjelmisto sekä materiaalipäivityksiä ei käytännössä voida kilpailuttaa. Vesihuollon automaatio täytyy hankkia suorahankintana.

Teknisellä toimella hankitaan käytännössä joka päivä palveluita ja materiaaleja kiinteistölle sekä kunnallistekniikkaan. Esimerkiksi kiinteistöjen huoltoon sekä korjaustoimenpiteitä varteen hankitaan paikallisesta rautakaupasta pienrautaa, rakennusmateriaaleja ym. merkittäviä määriä, jolloin kokonaiskustannus nousee huomattavaksi. Usein materiaali tarvitaan heti, eikä ole järkevää hankkia ja noutaa materiaalia Kokkolasta tai alkaa kilpailuttamaan materiaaleja sekä odottamaan toimitusta Kaustiselle. Isommat ennakoitavissa olevat erät rakennusmateriaaleja tilataan kuitenkin puitesopimustoimittajalta Kokkolasta.

Esimerkiksi Toholammilla osastopäälliköllä on oikeus hankkia 100 000 € asti. Nykyisellään Kaustisen kunnan teknisen johtajan hankintaoikeus on 15 000 €, joka on kiireellisissä mutta myös suunnitelluissa korjaushankkeissa todella pieni, jolloin hankintaraja vaikeuttaa hankkeiden nopeaa sekä kustannustehokasta toteuttamista.

Kiireellisissä ja yllättävissä korjaushankkeissa, joita tapahtuu vuosittain, haasteeksi tulee hankintaprosessi. Hankkeissa ei olisi kaikilta osin aikaa kilpailuttaa, käsitellä asia lautakunnassa sekä odotuttaa valitusajan päättymistä. Tällöin pelkästään hankintaprosessin läpikäyminen vie noin kaksi kuukautta, ennen kuin varsinaiset korjaustyöt voidaan aloittaa.

Markkinatilanne on kuitenkin hyvin tiedossa, jolloin kaikilta osin ei ole järkevää kilpailuttaa toimijoiden tai toimittajien vähyyden tai edeltä käsin tiedettävän hintatiedon osalta toimijoita tai toimittajia, eikä kilpailuttamisella saada kustannussäästöjä. Urakoitsijoiden laadussa ja ammattitaidossa on myös eroja, jolloin usein olisi kokonaistaloudellisesti järkevintä hankkia palvelu ammattitaitoiselta, hieman kalliimmalta mutta tehokkaammalta urakoitsijalta, eikä edullisimmalta urakoitsijalta.

Kaustisen kunnan teknisen toimen nopean ja kustannustehokkaan toiminnan osalta olisi järkevää, että teknisellä johtajalla olisi osto-oikeus 50 000 € saakka. Kilpailuttamisessa noudatettaisiin vain hankintalakia ja alle kynnysarvon omaavat hankinnat voitaisiin hankkia tarvittaessa ilman kilpailuttamista.

Tällä muutoksella helpotettaisiin, yksinkertaistettaisiin sekä nopeutettaisiin teknisen organisaation toimintaa. Varsinkin kun organisaatio on pieni, on tärkeää, että toimivalta-asiat ovat kunnossa, koska organisaatiossa ei ole henkilöstöresursseja valmistella huolellisesti ja nopeasti useita eri asioita lautakunnan päätöksentekoa varten ja odotuttaa lainvoimaisuusajan täyttymistä. Kunnan ja kuntalaisien sekä teknisen toimen asiakkaiden näkökulmasta ei myöskään ole järkevää, että hankkeet pitkittyvät tai viivästyvät kunnan oman säännöstön takia.   

Positiivista olisi myös se, että säännöstön muutoksen jälkeen pystyttäisiin enemmän käyttämään paikallisia urakoitsijoita ja toimittajia, jolloin kunnan ostoista jäävä raha jäisi helpommin kuntaan. Tekninen on saanut palautetta paikallisilta yrittäjiltä hankinnoista ja säännöstömuutoksella mahdollistettaisiin, että tekninen hankkisi enemmän palveluita paikallisia yrittäjiä.

Esittelijä Tekninen johtaja Ilkka Närhi

Esitys Esitys annetaan kokouksessa.

Esitys Tekninen lautakunta esittää kunnanhallitukselle jatkokäsittelyä varten, että teknisen johtajan hankintaraja on jatkossa 50 000 € (alv 0 %) ja kilpailutuksessa noudatetaan vain hankintalakia.  Viranhaltijapäätös hankinnoista tulisi tehdä silloin, kun hankinnan suuruus on yli 25 000 € (alv 0 %).

Päätös Hyväksyttiin.
__________