Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 21.05.2024/Pykälä 33

TEKLTK 21.05.2024 § 33  

222/02.08.00/2024  

Valmistelija Tekninen johtaja Ilkka Närhi

Teknisen toimen sopimuskausi puhdistuspalveluiden järjestämisestä palveluntarjoajien kanssa on päättymässä ja on tarkoitus, että jatkossa puhdistuspalvelut kilpailutettaisiin Sarastian yhteishankintana.

Sarastian hankinnan kohteena on siivouspalvelut kattaen ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen palvelut. Lisäksi Sarastian kilpailutusyhteyshenkilön kanssa on käyty keskustelut, että jakelukeittiötominta, joka on ollut osa puhdistuspalveluiden kilpailutusta, onnistuu tulevassa Sarastian kilpailutuksessa.

Yhteenveto Sarastian kilpailutuksesta:

Kilpailutuksen lähestymistapa

Avoin menettely, hankinta jaetaan alueellisiin osakokonaisuuksiin

hankintaan sitoutuvien asiakasyhteisöjen maantieteellisten sijaintien

perusteella.

Kilpailutettavan sopimuksen luonne

Usean palveluntuottajan puitejärjestely

Kynnysarvon alittavissa (60 0000 e) kertahankinnoissa tilaaja voi hyödyntää vapaata valintaa ja valita siivouspalvelujen palveluntuottajan alueelliseen osakokonaisuuteen valituista palveluntuottajista. Kynnysarvon ylittävissä kertahankinnoissa tulee suorittaa kevennetty kilpailutus.

Asiakkailla on lisäksi aina oikeus suorittaa erillinen kevennettykilpailutus, jolla asiakas voi täsmentää tarvitsemansa palvelun vaatimukset ja määrät ja voi sen myötä pyytää uusia tarjoushintoja esimerkiksi tilanteessa, jossa kohteen siivouspalvelun tarve muuttuu tai sopimuksen piiriin tulee uusia kohteita.

Sopimukseen sitoutuvien asiakkaiden käytössä on sopimuskaudella siivouspalvelukuvauksen pohja, jota voi käyttää tilanteissa, joissa sopimuksen piiriin liitetään uusi kohteita tai kohteiden siivouspalvelutarpeet muuttuvat.

Valmisteluvaiheessa sitoutuvat asiakkaat täyttävät siivouspalvelukuvauksen kilpailutettavista siivouskohteista ja ilmoittavat muut kilpailutuksen kannalta oleelliset siivouspalveluun vaikuttavat tiedot.

Sopimuskausi on määräaikainen neljä (4) vuotta.

Puitesopimukseen kirjataan asiakaskohtainen irtisanomisaika 6kk. Lisäksi määritellään asiakaskohtaisten siivouspalvelusopimusten irtisanomisaika.

Sopimustoimittajien määrä

Jokaiseen puitejärjestelyn osakokonaisuuteen valitaan 3-5 palveluntuottajaa.

Lisäksi kilpailutuksella valitaan osakokonaisuuksittain valituista palveluntuottajista kohdekohtaiset palveluntuottajat. Kohdekohtaiset palveluntuottajat valitaan valmisteluvaiheessa sitoutuneiden asiakkaiden määrittelemiin kohteisiin asiakkaan määrittelemälle ajanjaksolle.

Aikataulu

Yhteishankinnan laatuvaatimuksiin ja vertailuperusteiden painoarvoihin

vaikuttamiseksi sitoutuminen hankintaan viimeistään 31.5.2024.

Sarastian nykyinen siivouspalvelua koskeva puitejärjestely päättyy 30.9.2024. Tavoitteena on, että uudet sopimukset astuvat voimaan 1.10.2024.

Kilpailutuksen vertailuperusteet

Kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan ja laadun painoarvot

täsmentyvät valmistelun edetessä.

Laadun arviointi

Laadun vähimmäisvaatimuksissa huomioidaan mm. käytettävien siivousmenetelmien ja -aineiden vastuullisuus sekä siivoushenkilöstön kokemus/koulutus. Osakokonaisuuksittain tai kohteittain nimetään lisäksi siivouspalvelusta vastaava henkilö, joka vastaa palvelun käynnistämisestä, siistijän perehdyttämisestä sekä säännöllisistä laatukatselmuksista.

Siivouspalvelujen laatuvaatimusten määrittelyssä hyödynnetään Siivouspalveluiden yleisiä laatuvaatimuksia (RYL 2009).

Hinnoittelumekanismi

Hankinnassa tullaan pyytämään hinta €/kk/kohde hankintaan sitoutuvien asiakkaiden eri kohteisiin, joista laaditaan siivouspalvelukuvaukset.

Lisäksi pyydetään tuntihinta erikseen tilattaville siivoustöille. Muut hinnoiteltavat komponentit tarkentuvat hankintaprosessin edetessä asiakkaiden tarpeen perusteella.

Esittelijä Tekninen johtaja Ilkka Närhi

Esitys Tekninen lautakunta hyväksyy Sarastian kilpailutussuunnitelman ja valtuuttaa teknisen johtajan tekemään sitoumuksen yhteishankintaan. Siivouksen mahdollinen oman työn lisääminen käsitellään talousarvion yhteydessä. Asia huomiodaan Sarastian kilpailutuksen sopimuksien irtisanomisajoissa.

Päätös Hyväksyttiin.
__________